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AIU保険会社は、1946年に外資系損害保険会社としては戦後初めて日本で営業を開始した。全世界130カ国に広がるネットワークを最大限に活かし革新的な商品を開発しており、特に1960年代のモータリゼーションの到来に合わせた示談交渉付き自動車保険やブームをいち早くとらえた海外旅行保険などは、発売と同時に高い評価を受け今日に続いている。
AIU保険会社では、月間40万枚を超える保険契約申込書の内容をコンピュータシステムへ入力するためのデータエントリー業務は、これまでは、パンチャーが紙の原票を見ながら行っていた。それを、ドキュメントスキャナーでイメージ化し、遠隔地のエントリーセンターへデータ転送する方法に改めたことで、数々のメリットが生まれた。
契約管理部部長 山崎 勝氏にうかがった。 |
スピードアップとコスト削減を目指す |
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「最も問題だったのは、お客さまからいただいた契約が事務センターに到着してから、コンピュータのデータとして反映するのに3日から5日もかかっていたことです」（山崎氏）代理店から送られてきた申込書は、全国に89ケ所ある営業店で取りまとめられ、それを3ケ所の事務センターで保険種類ごとに分類し、さらに外部のエントリーセンターで入力してもらうという過程を経ていたため、非常に時間がかかっていた。しかも、配送コストや、事務処理コストの削減、原票紛失のリスクの回避なども改善の余地があった。
改善のための方法として、事務センターに集められた申込書を高速のドキュメントスキャナーで読み取り、イメージ情報としてエントリーセンターへ送信することが検討された。これにより、トラック（航空便）による配送からイメージデータの電送に切り替わり、事務センターからエントリーセンターまでの距離による格差をなくすことができ、配送に費やされる時間の短縮と経費削減をはかることができる。また、これまで3〜4枚複写形式だった申込書の2枚目のエントリー用をなくすことができるため、印刷費用を大幅に削減することが可能になった。さらにスキャニングされたイメージは、万一の際の検索用として用いることもできるため、ファイリングシステムとして利用することができる。 |
システムの選定 |
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このシステムの構築にあたって、申込書をスキャニングするための高速ドキュメントスキャナーの選択は重要なポイントになる。保険の契約申込書は種類ごとに用紙の大きさや紙質、厚さ、色などがまちまちなうえ、記入項目も多く、それらは小さな文字で手書きされている。
機種選択の経緯を山崎氏は「スキャナーを決めるにあたって、数機種に実際使用している申込書をスキャンさせてみました。なぜなら、カタログのスペック上では同じような数値であっても、紙送りの安定性、細い罫線や印鑑が鮮明にスキャンされているかどうか、さらに裏写りはどうか、などは実際に試してみて初めてわかることなのです」と語っている。
また、エントリーセンターでは、スキャンされたイメージを画面で見ながらキー入力を行っているが、一般的なWindowsパソコンベースのシステムでも、入力専用機のようにベテランオペレータの素早い作業にも充分に対応できるようにした。
このエントリー作業については、スキャンイメージからOCRを用いての機械化も検討されたが、最新のOCRであっても最終的には人間の目で確認しなければならず、むしろ、はじめから人手で入力した方がスピード、正確さにおいて優れていることから採用しなかった。
さらにエントリーセンターは従来ならば配送を考慮して交通の便の良い場所を選択する必要があったが、イメージ化により交通の便よりスペース費用、人件費等の観点から選択することができ、首都圏に設置せず、地方で入力することができる。 |
予想を越える効果 |
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AIUには代理店システム（SUCCESS）から直接ホストへ保険契約データを送信するシステムがあり、このシステムから送付される原票はデータ化する必要がない反面、データと原票を突合する必要があった。このために原票をスキャンしイメージ化することにより、システム的に突合するようにできた。このファイリングシステムはエントリー業務で使用したイメージを結合することで、さらなる効果を表している。これまで倉庫会社に依頼していた保管原票の検索では、1時間から、ものによっては1日もかかることがあった。特に契約直後の原票の場合、倉庫で新しい棚に整理されるまでの約2ヶ月間は検索が難しかった。しかし、現在ではイントラネットを経由してブラウザで簡単に検索することができるようになった。また、これまではコンピュータに入力していない添付書類の検索は、すべて保管されている紙の書類を捜さなければならなかったが、これらもイメージ化するようにしている。 |
効果のまとめ |
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- コンピュータに計上するまでの時間の大幅な短縮：3〜5日⇒1〜2時間
- 原票検索時間の大幅な削減：1時間〜1日⇒1〜10秒以内
- 事務処理コストの削減
- 配送費用の削減
- 原票紛失のリスク回避
- 申込書の複写部数を変更することによる印刷費用の削減
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