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ビジネスシーンで日々大量に発生する各種ドキュメントは、業務上貴重な情報として一定期間または長期にわたって保管しなければなりません。情報の保存は、CD、DVDあるいは磁気テープと言ったデジタルの記録媒体によるバックアップが一般的です。しかし、"ドキュメントライフサイクル"*1に合致した情報管理や、デジタルプリザベーションを考慮した場合、同じデジタル領域の記録媒体で二重、三重のバックアップをすることが本当のリスクマネジメントと言えるでしょうか？ |
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上の図は、書類の発生から保管期間を経て廃棄されるまでの利用頻度をグラフにしたものです。ほとんどの書類は発生と同時にたくさんの人によって利用されます。そして、ある時期を境に極端に使われなくなります。例えば契約申込書の場合、作成された直後は記入漏れのチェック、審査、口座振替の印鑑のチェックなど、それぞれの担当者によって何度も検索されます。そして、翌月の初回請求でエラーが出たものは再び調査が行われます。しかしその後は、いくつかの例外処理を除き検索することはほとんどありません。あとは文書保存規定に定められた期間を保管していくことになります。ところが、ほとんど利用されることのないにもかかわらず、書類は増える一方です。
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デジタル媒体による長期保存 |
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デジタル技術を利用した場合、情報の検索性やアクセス性などの活用面で優れているのは言うまでもありません。しかし、長期安定保管というデジタルプリザベーションを考えた時、デジタル媒体のみに頼ることはリスクマネジメントの観点から十分な防備とは言えません。近年のＩＴ社会の進展に伴い、デジタル情報のセキュリティや情報管理のリスクマネジメントへの取り組みが急務になってきています。目的に応じて、情報の記録媒体の適正な選択が必要になってきます。
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記録媒体の寿命 |
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下の表は、数々の記録媒体における、記録された情報の読みとりが可能な期間を、メーカーが発表している年数をもとに表した推定寿命です。しかし、この寿命は、あくまで物理的に読取りが可能と思われる期間を示したもので、読取りに必要な装置が推定寿命の期間中は使用できる状態にあることを前提にしています。読み取り装置が時代とともに廃棄されてしまい媒体だけが残った例としては、録音用のオープンテープやＬＰレコードなどの身近な例があります。同様に8インチや5.25インチのフロッピーディスクなども読取ることができる装置を見かけることは少なくなってきました。これらのように、読取り装置の入手が困難になった場合や、古いOSの環境で使用されていたソフトでなければ読むことができないデータなどのように、技術の進歩は、記録媒体の寿命より遥かに早いスピードで市場から消し去ってしまっています。 |
おもな記録媒体の期待寿命
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 すべてのベンダーの製品で達成できた寿命
 ベンダーによる寿命の開き（マイクロフィルムはすべて５０年以上）
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国立メディア研究所（米）1998年の資料より抜粋
http://ssdoo.gsfc.nasa.gov/nost/isoas/us12/presentations/VanBogart/
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マイクロフィルムで実現する、長期安定保管"デジタルプリザベーション" |
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一般的に、アナログ媒体としては、紙やマイクロフィルムがあげられます。その中でマイクロフィルムは、情報の長期保存や可視性*、それに不慮の災害によって媒体がダメージを受けた場合でも、情報を修復できる可能性が比較的高いなど、デジタル媒体にはない特性を持っています。このような特性を持つマイクロフィルムは、情報の長期安定保存に最適な媒体であるということができます。
*可視媒体
可視媒体とは、記録された情報を拡大することにより肉眼で見ることができる媒体のことです。最も身近な可視媒体は「紙」などの書類や本、新聞などです。マイクロフィルムは、その名のとおり、書類を1/50ほどに縮小して記録します。そして、利用するときは、リーダーという機械で拡大して見たり、紙にプリントします。
マイクロフィルムの特長は、万一、水や熱によるダメージを受けても、フィルムの先端部分やエッジ部分の損傷だけで済み、情報が記録された部分は使用できる可能性があります。
一方、デジタル媒体は記録された内容を見る場合、電子的な読み取り装置、コンピュータ、ソフトウェア、表示装置などが必要になります。また、媒体そのものが非常にデリケートにできているため、水、熱、ほこりなどに弱く、媒体のほんの一部分がダメージを受けただけで、全体が使用できなくなってしまいます。特にCDやＭＯなどの場合は中心部にディスク全体を管理する情報が書き込まれているため、その部分が損傷すると重大なダメージとなります。
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デジタル媒体とアナログ媒体の特性比較
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特性 |
マイクロフィルム |
光ディスク |
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長期/安定保存 |
○ |
△ |
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可視性 |
○ |
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外部的なダメージを受けにくい |
○ |
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記録データの修復率が高い |
○ |
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規格の統一 |
○ |
△ |
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情報の検索性（速さ） |
△ |
○ |
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情報の共有 |
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○ |
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情報へのアクセス性 |
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○ |
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新規追加・更新・削除の容易さ |
△ |
○ |
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イメージ記録に最適な方法とは？ |
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1980年代の前半、デジタルイメージングの出現によって「マイクロフィルムは消滅する」と、うわさされました。しかし、21世紀を迎えた今日、マイクロフィルムはさまざまな分野で活躍しています。特にドキュメントライフサイクル（書類は作成から1カ月以内に検索が集中し、その後は保存のために管理される）に合致した情報管理は、アクセス性に優れたデジタルと長期保存に優れたマイクロフィルムの2つのメディアを共存させたインテグレーテッドイメージングで実現することができます。インテグレーテッドイメージングにより、ユーザーは技術進歩に影響されることなく、500年以上も情報のアクセスと見読性が保証される、最高のソリューションを手に入れることができるのです。 |
