契約書管理の悩みを解消。
セキュリティを高め作業効率を向上させる新発想。

長瀬産業株式会社 大阪本社：〒550-8668　大阪市西区新町1-1-17 東京本社：〒103-8355　東京都中央区日本橋小舟町5-1 ■ 設立：天保3年(1832年) ■ 従業員数：907名(連結 3,865名) ■ 主な事業内容：化成品、合成樹脂、電子、ライフサイエンスの  4事業領域でトレーディング機能、マーケティング機能、  研究開発機能、製造・加工機能を提供 ■ 取引先及び仕入先：約6,000社 ■ 契約書数(BPOサービス導入時)：約10,600件

大阪本社

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	長瀬産業株式会社 財務部文書株式課 統括 寺井 健 氏

長瀬産業株式会社は、天保3年創業の化学品商社のリーディングカンパニーとして確固たる地位を築き、現在では化成品、合成樹脂、電子、ライフサイエンスの4事業領域に企業リソースを集中させている特色のある商社である。

商社にとって、契約書は企業財産を守るもの。売上げ・支払いの内容を証明し、取引のリスクを回避する、いわば命綱といえる書類。それだけに契約書の管理は、長瀬産業にとっても非常に重要な業務で、厳しい管理体制が求められる。 しかし、一方で管理事務に係る工数が多くなり、コストがかかってしまうことや、管理体制が厳しいがゆえに契約書を閲覧する時の利便性が損なわれるという問題点があった。 そこで長瀬産業では、平成17年3月にコダックのBPOサービスを導入し、契約書管理業務システムを刷新。契約書を倉庫で厳重に保管し、内容はブラウザで閲覧するシステムをまるごと外部委託（BPO）することにより、さまざまなメリットを手に入れた。 そのシステム変更の主導的な役割を担った財務部文書株式課 統括の寺井健氏にお話をうかがった。

契約書の原本を貸し出す従来の方法には、
大きなリスクがあった。

「契約にはそれぞれ満期があって、その期日までに更新手続きを行わなければ仕事が止まるおそれがあります。そこで、契約満了の３ヵ月ほど前になると担当 営業部では該当する契約書を検討し、必要であれば相手先と交渉して更新を行う作業に入ります」と長瀬産業株式会社の財務部文書株式課 統括の寺井 氏は語る。また営業部では、取引上で問題が発生し、契約内容を至急確認したい場合にも契約書の閲覧が必要だ。

従来の契約書管理システムでは、契約書の原本は、東京・大阪・名古屋の拠点ごとに耐火金庫の中に保管。契約書の閲覧や借用・複写には、（1）社内 データベースにアクセスして該当する契約書を検索。次に（2）各営業部重要文書管理責任者、（3）法務審査部の承認印をもらい、（4）契約書の原本を管 理している財務部で手続きを行うという厳格な体制がとられていた。これでは、目的を遂行するまでに手間と時間がかかる上に、原本を貸し出すケースでは紛 失の危険が、複写を受け取るケースでは財務部の担当者が原本を手作業でコピーし、再び保管場所へ正確に返却する労力が必要だった。いつ、誰に、どの契約書を貸し出したか、それらを正確に記録しておく作業もある。

また、法律的な見地から定期的に契約書の確認を行う法務審査部の業務にも、元本を閲覧するたびに手間のかかる手続きが必要だった。「これだけの工 数をかけて厳重な管理を行わなければならないのは、絶対に紛失できない契約書の原本を人の手で扱うからなのです。原本が手もとになければ、大幅な工数の削減ができると感じていました」と寺井氏。

契約書の原本は倉庫で厳重に保管。
書類の内容はブラウザで閲覧できるシステム。

契約書管理業務システムを刷新するきっかけとなったのは、コダックBPOサービスの新聞記事だったという。契約書の原本を外部の倉庫に保管し、日常業務における閲覧やコピーにはイメージデータを活用する手法を「面白そうだ！」と直感した寺井氏は、まずコダックに連絡をとり、さらに複数の他社のシステム提案も受けて社内で検討を繰り返した。その結果、コダックを選択した。

決め手は３つ。１つめは“シンプルな操作性”。契約書の検索では、複雑な検索条件を必要としないので、誰でもすぐに使える操作性を重視したという。

2つめのポイントは、Webサイトを閲覧できる環境さえあれば利用できるASPによるサービス提供であること。契約書のイメージデータを長瀬産業社内のサーバ の中に保管する場合、保守面やコスト面でさまざまなリスクがある。しかし、信頼性の高い外部サーバにあるデータをブラウザで閲覧するASP方式ならば、既存の社内システムに手を加える必要はない。

3つめに、セキュリティの強固さが決め手となった。「コダックさんの場合は、三井倉庫さんといっしょに密接なタッグが組まれているので、安心して契約書を預けられます。そこが、ただ単に外注して保管するだけという感じの他社さんとは大きく異なる点でした。実際にコダック iセンターも見学させていただいたのですが、非常にセキュリティがしっかりしているのを実感できました」と寺井氏は語る。

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