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他にもこんなにあります！
「書類の電子化」で実現するオフィスの悩み解決事例集
会社の数だけお悩みもいろいろ。貴社の抱えている文書管理の問題はコダックの「電子化サービス」が解決します。どんなことができるのか、それぞれの事例をご覧ください。
＜保険会社A社様の場合＞
ファイリングの手間がなくなり、保管スペースもすっきり。
名寄せ検索もカンタンに。
A社では、保険の申込書控えを電子化し、電子化した画像ファイル名を書類に記載されている証券番号にすることで、エクスプローラーで容易に検索できるようになりました。
納品はCD-Rにて行った後、画像をパソコンのハードディスクで保管。従来までは引越し等による変更届け用紙が発生すると、申込書控えと同じ場所にファイリングするため、バインダーが厚くなりファイリングに時間がかかることもありましたが、電子化後は追加書類のファイル名に枝番をつけることで、名寄せ検索も容易になり業務がスムーズに。また、申込書を電子化したことで原本を別の場所に移動でき、増え続けていた保管スペースを有効利用できるようになりました。
＜B病院様の場合＞
法定保存期間が過ぎたカルテのデジタル化で、利便性と信頼性を向上。
B病院では「医師法」「医療法」により診療録（カルテ）などの様々な記録を保管しなければなりません。しかし保管義務後の対応は病院によりさまざま。最近の動向としては、電子カルテの導入や薬害の問題で媒体変更（デジタル化）での保管が多いようです。
法定保存年限が過ぎれば、保存義務はなくなりますが、近年様々なケースに対応するため、病院では法定保存年限が過ぎても保存するケースが多く見うけられるようになりました。しかし保管庫は日々発生する新しいカルテを保存しなければならず、古いカルテを移動してその保管スペースを確保しなければいけません。そこでD病院では、異動させる古いカルテをデジタル化することで、これらの問題を解決しました。
●スキャナーなどの機材を病院内に持ち込み出張作業を行うことができます。
＜イベント会社C社様の場合＞
膨大なデータ入力が短時間で完了。営業活動をすばやくスタートできた。
展示会を実施したC社から、回収したアンケート用紙のデータ入力を依頼されました。約2,000件のアンケート用紙の各質問に対する回答と、ホッチキスで添付されていた名刺の内容（会社名・部署名・役職・氏名・電話番号・FAX番号・e-mailアドレス）をデータ入力し、csv形式のファイルをCDに入れ納品。2,000件の入力作業が短期間で完了したことで、C社ではデータ集計、販売ターゲットの選定等の営業活動をスピーディーにすすめることができました。
データ入力の際、アンケート原本は電子化されるので、原本を廃棄し画像データを保存用として利用することにより、保管スペースの削減、個人情報管理・情報共有の観点から有効だと高い評価をいただきました。
＜不動産販売会社D社様の場合＞
マイクロフィルムの保存性を活かしつつ、電子化した情報で日々の業務を快適に。
D社では、不動産売買契約書が撮影されているマイクロフィルム約100本（約40万コマ）を電子化することになりました。
マイクロフィルムは保存性の高さが特長ですが、専用機器を使用しなければ活用できないという不便な面があります。マイクロフィルムを電子化することで、パソコンで簡単に検索・閲覧できるようにし、業務の効率化を図るのが今回の目的。マイクロフィルムを電子化する際、電子化したデータにはインデックス情報（契約書番号・日付等）を付与し、検索を行う際には簡単な検索ソフトを利用して付与したインデックスデータをキーワードとして検索できるようにしました。結果、D社では電子化後、検索のスピードがアップし効率よく仕事を進められるようになりました。
●電子化後のマイクロフィルムは、デジタルデータのバックアップとして保存、運用することでさらなる安全性を確保できます。
＜図書館E様の場合＞
マイクロフィルムを保管庫で管理し、必要なときにだけ電子化。
低コストでの運用が可能に。
本サービスの利用することでE図書館は、大量に所有するマイクロフィルムの閲覧に関する利便性とセキュリティレベルのアップを低コストで実現できました。
全てのマイクロフィルムはオフィスではなくセキュリティの高い倉庫で保管・管理。フィルムの閲覧が必要なときは、インターネットでマイクロフィルム番号とコマ番号を管理センターに連絡します。連絡を受けた管理センターでは保管・管理中のマイクロフィルムから指示された1本を探し出し、指定されたコマをセンター内で電子化します。電子化されたマイクロフィルム情報はインターネットを通じて電子画像として、依頼元へ送信。この仕組みを利用することにより、必要なものだけを必要なときにだけ電子画像として閲覧することができます。
マイクロフィルム全数を電子画像化するよりも低コストでの運用が可能となり、個人情報の記録されているマイクロフィルムを人の出入りの多いオフィスから倉庫に移し、電子化作業もセンター内で行うことにより、セキュリティレベルも向上しました。
＜研究所F様の場合＞
資料がたまりがちな研究室を電子化ですっきり。
インデックスの整理で利便性をアップ。
数年にまたがる研究では、膨大な資料が貯まるもの。研究結果はパソコンで最初から電子データとして作成しますが、資料の段階では紙媒体が多いものです。紙媒体はある程度の規模までなら検索性に富み便利な面がありますが、大量になると保管場所の問題が発生してきます。その解決策としてH研究所では、紙媒体資料の電子画像化を検討・アウトソーシング。その結果、キャビネット数本分をDVD数枚に納めることができました。
ここで注意したいのは、電子化された資料は電子化時のファイルの整理如何によってその後の利便性に大きな差が生じるということです。資料の利便性を高めるためにはインデックスの整理が重要です。電子ファイルの検索は、そのファイル名で行なうためファイル名に検索しやすい名前をつけることが重要なポイントになります。
●検索用データの作成は、資料の保管状況次第で時間とコストが大きく異なります。膨大な量が貯まると分かっている資料は、発生都度に検索に使うキーワードを書いた紙を先頭ページにつけておくことをお勧めします。
＜協会事務局G様の場合＞
カード発行までの日数を短縮。
高いセキュリティと受付数量の変動にも一定のコストで運営。
G協会では会員カード発行のための申込書受付、記入漏れ等の不備確認、データ入力、カード発送、申込書原本保管までをアウトソーシング。1ヶ所で全ての業務を行う事でセキュリティも高まり、一番の課題であった曜日・月によって変動する受付数量に対する従業員の配置などの悩みもなくなりました。また、申込書を電子化後、作業を開始する事により、複数の作業員が同時に不備確認、入力作業などを行う事ができカード発行までの時間を短縮することも可能になりました。
カード発行後原本は倉庫に保管されますが、万が一、原本の確認が必要になった場合は画像ファイルで確認できるようになります。
＜官公庁H様の場合＞
なかなか処分しづらい社内文書も電子化で、大幅な削減に成功！
官公庁Hはどの会社も少なからず抱えている社内文書の削減に頭を悩ませていました。個人の書類はできる限りプリントアウトを減らす、必要のなくなった書類はすぐに捨てるというルールの徹底により削減はすすみますが、問題は共有キャビネットの整理です。
キャビネットの書類は長年蓄積された書類が多く管理者が誰かもわからないため、捨てて良いかどうかの判断がつかない書類が多く見受けられます。そこで書類を管理が必要なものと、そうでないものに分類し、電子化を行なう事になりました。管理が必要な書類はあとで検索が行いやすいようにバインダー名、バインダー内のタイトル名などをファイル名とし、管理が不要なものはバインダー名や作成年度などをファイル名として電子化を行い、長年所有者がわからないまま放置されていた書類を廃棄することで書類の削減を実現することができました。
＜不動産会社 Ｉ 社様の場合＞
大量の書類も電子化することで検索が容易に。
以前よりスピーディーな対応が可能になった。
不動産業の Ｉ 社では契約時に、賃貸契約書（または売買契約書）、重要事項説明書、合意書、その他様々な書類が発生し、その書類の閲覧頻度は契約形態に影響されます。契約関連書類は物件の数だけ発生し、管理しなければならない書類の量は膨大なものになります。
書類原本は契約書のため大切に保管する必要がありますが、業務の運用面では電子化されたイメージで対応可能なので、契約者名、契約番号、契約満期日などから検索を行えるようにすることで、需要の高まる2月～3月の繁忙期でも、以前よりスピーディーに業務処理できるようになりました。
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