BPOサービスへの移行決定後、
ルールづくりに3ヵ月、イメージデータ化に6ヵ月。

	電子化を持つ新規契約書

従来のシステムから、BPOサービスへ移行するためには、ルールづくりが必要だ。どのような検索項目を設け、契約書ごとの入力項目内容と原本との内容確認をどう行うか、東京・大阪・名古屋でそれぞれ管理していたものを一括管理す るにあたって契約書の運搬はどうするかなど、社内の各部署との調整が頻繁に行われたという。

また、契約書原本をコダックに預けるにあたっては、従来のシステムをベースに、事前に入力内容と原本が正確に合っているかをすべて確認。契約書の原本を受け入れるコダック側では既存の契約書10,600件、合計10万ページにも及ぶ契約書のイメージデータ化作業を順次行った。古くから保管されている契 約書の中には、筆でかかれた年代物の薄い紙のものもある。紙質やサイズもさまざまだったが、業界有数のスキャナメーカーであるコダックの技術で、すべての契約書を大きなトラブルもなく電子化していった。これらの作業を約2,000件/月のペースで行い、管理していた全契約書の作業を6ヵ月間で成し遂げたという。

システムの本格稼動後の現在、新規契約書を東京に集約し、毎月1回まとめて（月平均100件弱）コダックに渡すワークフローが整えられている。

導入後の評価は上々。
作業効率は上がり、契約書管理の問題点は解消。

	必要な契約書をデスクトップで簡単に検索

コダックのBPOサービスを導入した結果、飛躍的な業務改善を実現することとなった。セキュリティを考慮して、利用権限には制限が設けられているが、営業業務課の担当者レベルで瞬時の検索、閲覧、プリントアウトが可能に。権限のない営業社員は、その担当者に依頼することですぐに契約書を閲覧できるようになった。また、法務審査部の担当者は、必要な契約書をデスクトップで検索し て内容確認が行え、より業務に集中することが可能となった。従来のシステムと比較すると、契約書の内容チェックまでの時間は比較にならないほど短くなり、作業効率が非常に高まったという。その都度契約書の原本を貸し出していた従来の方式とは格段の差だ。

コスト面で比較すると、契約書原本を管理する担当者の人件費（東京・大阪・名古屋で1名ずつ）の削減とシステムを活用するスタッフの作業効率アップによるコスト減がある。さらに、契約書コピーの削減効果が大きいという。「管理が厳しかっただけに、自分の担当する契約書は、自分でコピーをとっておこうと考える 社員が従来は多かったのです。実は管理から外れたコピーが外部に流出する危険性もありました」と寺井氏は明かす。また、契約書のコピーを参照していると、契約更新後の新しい情報と整合性がとれなくなる危険性もある。BPOサービスで検索・参照していれば、常に最新の契約書を確認できるので安心だ。

さらに、契約書の原本の出し入れ作業がなくなり、その作業工程で契約書を紛失するリスクがなくなった点は重要だ。外部の倉庫に預けるというリスクはあるものの、そこを守るのはセキュリティのしっかりした設備とプロフェッショナル。安心感が違うのだ。 寺井氏は、「関連会社にこのBPOサービスを紹介して、できるだけ多くの会社で積極的に展開したいですね」と、今後のサービス活用について語ってくださった。

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