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まず学籍書類をスキャンし、その電子データ
からマイクロフィルムを作成。
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電子データとは別にマイクロフィルムも
作成して保管している |
コダックが過去3年分、約11万枚を超える学籍書類を短期間のうちに電子化し、さらにマイクロフィルムまで作成できたのには理由があった。他社の提案は、先に学籍簿などを撮影してマイクロフィルムをつくり、それをスキャニングして電子データをつくる方法だったという。
この方法の場合、一般的には書類一枚一枚をカメラで撮影しなくてはならず、どうしても手間と時間がかかってしまう。一方、コダックは自社の持つスキャニング技術をフルに活用し、先にドキュメントスキャナーで学籍書類を高速スキャニングし、その電子データからマイクロフィルムを作成することで、
キレイな仕上がりで、当初の予定よりも早く作業を完了させることができた。「学籍書類のなかには、紙自体が薄かったり、用紙は白いものから色がついているものまであり、サイズも違っている。そういったものを一度にスキャニングして、ここまでの品質が出せるのはすごいと思った（倉田氏）」
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| 書類の色やサイズが異なる学籍書類 |
証明書の発行がスピーディーになり、
マイクロフィルムをつくることで長期保存にも対応。
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電子化したPDFデータをプリントしても
細かい文字までしっかり読める |
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実際、電子化後の証明書の発行時間は格段に短縮され、従来よりもスムーズに業務がまわるようになったという。「すべて手作業でやっていたころに比べれば、間違いなく発行時間は短くなりました。地下にある耐火金庫から書類の入ったバインダーを探し出すだけで通常3～4分、かかるときには30分くらい時間を要する場合もありました（椿森氏）」
電子化後は、年度・クラス・学籍番号ごとに分けられたCDやDVDから該当するものを選び、そのデータをパソコンでプリントし押印するだけとなり、実質の作業時間としては1分から3分くらいで証明書が作成できるようになった。卒業生の証明書の発行依頼は、多いときで1日に20件から30件くらいあるので、時間の短縮はかなり大きいという。
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教務部には18名のスタッフがおり、
うち6名が発行業務を行っている |
「永久保存という観点では紙は劣化しますし、電子データはまだ信頼できるだけの保存性があるかわかりません。そういう意味では、長期保存に適したマイクロフィルムが必要です。書類の電子化とマイクロフィルム化の両方を一度に行ってもらえるのは助かります（椿森氏）」。さらに関西外国語大学では万が一の場合を考え、
穂谷キャンパスと中宮キャンパスで学籍書類の原本とバックアップ用のマイクロフィルムを交換して、相互に保管しあうことも検討中だ。別々に保管することで、もしどちらかになにかあっても業務を止めずにすむようになる。
図書館や総務部、入試時など、他の業務にも利用可能。
学籍書類のデータベース化も長期的な視野に。
「学内でも電子化すればもっと使いやすくなるものがあると思います。たとえば、図書館の古くなった書籍を電子化して保管したり。入学願書の管理にもいいかも。あとは総務部。契約書や公文書を取り扱うので（倉田氏）」といろんな展開が考えられるが、基本は学籍書類だという。
また、近い将来は卒業生の情報をデータベース化して、卒業生に対して新たなサービスを展開できないかも検討しているという。そのときに電子化されたデータが役立つことは間違いない。
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| ＊紙媒体の次に高い可視性を有するとともに、JIS/ISOで定める保存条件で保存した場合、500年もの長期保存を実現する媒体。 |
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