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11 万枚にもおよぶ学籍書類をわずか数日で電子化。
証明書の発行業務のスピードと安全性が大幅にアップ。
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関西外国語大学
総学生数：13,279名（2008年4月現在）
創立：昭和20年11月
所在地：
中宮キャンパス
〒573-1001
大阪府枚方市中宮東之町16-1
TEL.072-805-2801(代)
穂谷キャンパス
〒573-0195
大阪府枚方市穂谷1丁目10-1
TEL.072-858-0021(代)
http://www.kansaigaidai.ac.jp/
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※ 事例カタログをダウンロード（PDF：1.1MB）
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| 教務部 主任 倉田功一氏 |
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| 教職英語教育センター 椿森未希子氏 |
大学の経営は2000年代に入って大きく変容している。少子化に伴う「冬の時代」に危機感を募らせた各校では、さまざまな改革が推し進められ壮絶な生き残り争いをつづけている。そんななか、大阪府枚方市に中宮、穂谷の2キャンパスを構える関西外国語大学は、充実の海外
留学制度と実践的なカリキュラムを武器に、語学を志す学生たちに人気の大学のひとつだ。同校では毎年、約3,500名の卒業生を送り出しており、卒業生ひとりにつき5枚の学籍書類を永久的に保管・
管理しなければならない。証明書の発行業務は想像以上に時間がかかるもので、業務軽減を目的にコダックの学籍書類電子化サービスの利用に踏み切った。今回、サービス導入に携わられた教務部主任の倉田功一氏と、前年度まで業務を担当されていた椿森未希子氏からお話を聞くことができた。
チャレンジ精神あふれる校内の雰囲気そのままに、
学内業務でも新しい技術を積極的に導入。
なにごとにも積極的に取り組む学生たちを支援する校風は、学校としても新しいことにチャレンジする姿勢を生み出し、同校がコダックの学籍書類の電子化サービスを導入する際も積極的だったという。
「マイクロフィルムリーダの老朽化もあり、当初は買い替えを検討していたのですが、コダックのアウトソーシングサービスなら学籍書類をまとめて電子化できるという話を聞き、業務負担も減るならぜひということでお願いしました」と語ってくれたのは倉田氏。同校では留学する学生も多い上、
資格取得や再就職を目的とした卒業生も証明書の発行依頼をしてくる。その数は、中宮キャンパスだけでみても年間約9,000通にものぼる。
「学籍書類を電子化する前までは、保管している耐火金庫から該当書類を見つけ出し、それを転記や複写し、押印していました。この発行作業をすべて手作業で行っていてはミスも出ますし、発行依頼の多い日はその対応に時間を割かれ、他の業務に影響が出てしまうこともありました」と椿森氏は語る。
業務効率アップのためにも、学籍書類を電子化することは部内での全体の意見になっていた。
ただ、サービスを導入するのにもいくつか条件があった。ひとつは、『クオリティ』。せっかく電子化してもプリントアウトして証明書として使えないような画質では意味がないからだ。2つめは、『電子化の作業をすべて校内で実施すること』。書類を持ち出されてしまってはセキュリティの問題がある上、
教務部の業務が止まってしまう可能性も出てくる。スキャナーなどの機材を持ち込んで校内で作業する必要があった。3つめは『コスト』。「これらをすべてクリアでき、かつ短期間で長期保存用のマイクロフィルムも作成できるという返答をもらえたのはコダックだけでした。部内でもその技術を高く評価しています（椿森氏）」
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年間約9,000通の証明書が発行されている
中宮キャンパス教務部の受付前 |
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電子化した学籍書類を検索して
プリントしている様子 |
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BPOサービス
